Assistente documenti AI: estrazione e ricerca
L'assistente documenti AI di CiaoBob riunisce due funzioni in un'unica offerta: estrarre i dati dai documenti (PDF, fatture, DDT, contratti) e restituirli strutturati, e cercare per significato nel tuo archivio, rispondendo alle domande in linguaggio naturale e citando sempre la fonte. Non sostituisce chi verifica e firma: prepara i dati e trova i passaggi, lasciando alla persona il controllo. I dati restano tuoi, senza addestrare modelli condivisi.
01 Che cos'è l'assistente documenti AI?
È un'offerta che mette insieme estrazione e ricerca documentale. Sul lato estrazione, legge i documenti in ingresso e ne ricava i campi che ti servono — numeri, date, importi, codici — restituendoli strutturati per il gestionale o un foglio di calcolo, anche su documenti non standard. Sul lato ricerca, indicizza il tuo archivio e risponde a domande in linguaggio naturale trovando il passaggio pertinente e citando il documento da cui l'ha preso.
Capisce il contesto, a differenza dei vecchi OCR rigidi: riconosce lo stesso dato anche quando cambia posizione o dicitura, e cerca per significato e non solo per parola esatta. Ogni risposta è verificabile, perché porta con sé il riferimento alla fonte.
02 Cosa fa, in concreto?
L'assistente toglie la parte meccanica del lavoro sui documenti — leggere, copiare, cercare — e lascia alla persona la verifica. Le funzioni principali:
| Funzione | Cosa fa |
|---|---|
| Estrazione dati | Ricava campi, importi, date e codici da PDF, fatture, DDT e contratti, strutturati |
| Documenti non standard | Riconosce lo stesso dato anche quando cambia posizione o dicitura da un fornitore all'altro |
| Ricerca per significato | Trova il passaggio giusto nell'archivio partendo da una domanda in linguaggio naturale |
| Fonte citata | Ogni risposta riporta il documento da cui è tratta, così puoi verificarla |
| Dati tuoi | Zero addestramento condiviso, cifratura in transito e a riposo, accessi tracciati |
03 Per chi è (e quando non serve)?
È indicato per chi gestisce grandi quantità di documenti in ingresso o ha archivi ampi in cui ritrovare informazioni richiede tempo: studi professionali, amministrazione, distribuzione, agenzie immobiliari, aziende con molta documentazione tecnica o contrattuale. Il valore cresce con il volume dei documenti e con la frequenza delle ricerche.
Non serve dove i documenti sono pochi e regolari, gestibili a mano senza fatica. E non si assume la responsabilità di ciò che va in un atto o in una dichiarazione: quella resta alla persona che verifica e firma. La diagnosi dice se conviene nel tuo caso.
04 Come si attiva?
Si parte da una diagnosi gratuita: guardiamo i documenti che tratti, i formati ricorrenti, l'archivio e le esigenze di riservatezza, e ti diciamo se e come conviene. Da lì si definisce cosa estrarre e su cosa cercare, si collega l'assistente ai tuoi dati e si verifica l'accuratezza su un insieme di documenti reali prima della messa in uso.
Per i dati più sensibili si può usare un ambiente isolato, mantenendo tutto in casa. Cosa può uscire e cosa no si decide nell'analisi iniziale. Nessun prezzo di listino: la stima arriva dalla diagnosi, senza impegno.
L'assistente cita da dove ha preso la risposta?
Sì. Sul lato ricerca ogni risposta riporta il documento e il passaggio da cui è tratta, così puoi verificarla. Lavora sui tuoi documenti, non su conoscenza generica, e non dà risposte senza riferimento verificabile.
Funziona su PDF scansionati e documenti non standard?
Sì. Capisce il contesto: riconosce lo stesso dato anche quando cambia posizione o dicitura, e gestisce scansioni di qualità variabile, a differenza dei vecchi OCR rigidi. I casi ambigui vengono segnalati invece di essere indovinati.
I documenti riservati restano al sicuro?
Sì. Zero addestramento condiviso dei modelli, cifratura in transito e a riposo, accessi a privilegio minimo tracciati. Per i dati più sensibili si può usare un ambiente isolato, mantenendo tutto in casa. Cosa può uscire si decide nell'analisi iniziale.